Pour améliorer leur efficacité opérationnelle, de plus en plus d’entreprises adoptent des processus de gestion numérisée. L’un des aspects les plus notables de cette « tendance » est la gestion de la paie, qui est passée du papier au numérique avec l’adoption récente du BPE (bulletin de paie électronique). Une transition qui offre de nombreux avantages.. mais qui soulève également des préoccupations en matière de confidentialité et de protection des données ! Alors, quels sont les points clés/étapes pour assurer la protection des données personnelles dans le cadre de la mise en place du BPE ?
L’augmentation de la numérisation des processus d’affaires, y compris la gestion de la paie
La transformation numérique, vous en avez entendu parler (à moins d’avoir vécu dans une grotte ces 10 dernières années), modifie constamment la manière dont les entreprises gèrent leurs différentes opérations. Les processus d’affaires, y compris la gestion de la paie, sont de plus en plus numérisés, et l’adoption du bulletin de paie électronique est un exemple de cette tendance.
Cette numérisation de la gestion de la paie permet 3 choses :
- Gagner en efficacité en réduisant le temps nécessaire pour produire et distribuer les bulletins de paie ;
- Offre également une plus grande précision, en éliminant les erreurs communes associées à la gestion de la paie manuelle (coucou Excel) ;
- Améliorer la sécurité des données, car les informations sont stockées de manière sécurisée et peuvent être consultées à tout moment par les employés.
Accélérer la transition vers les bulletins de paie électroniques pour une plus grande efficacité et confidentialité des données
Bien qu’elle puisse paraître « simple » sur le papier (sans mauvais jeu de mots), la transition vers le bulletin de paie électronique est un processus qui nécessite une planification et une exécution rigoureuses et suivies. Il est important, pour l’entreprise et le chef de projet, de prendre en compte divers aspects, tels que la confidentialité, la formation des employés ou la conformité réglementaire.
Première étape, sensibiliser en interne
La première étape de cette transition consiste à informer les employés de la mise en place du BPE : expliquer les avantages du BPE (tels que la facilité d’accès, la sécurité des données et la réduction des erreurs) et fournir une formation sur son utilisation (comment y accéder, le comprendre et l’utiliser).
Seconde étape, sécuriser la data
La sécurité des données est un autre aspect crucial de cette transition vers le BPE. Les bulletins de paie contiennent des informations sensibles (salaires, déductions fiscales, informations sur les avantages sociaux…) qui doivent être protégées. Cela peut passer par différents types de dispositifs tels que le cryptage des données, l’utilisation de la MFA et l’adoption de protocoles de sécurité bétons.
Les avantages du BPE: réduction du papier, réduction des coûts, possibilités d’automatisation, etc.
Comme évoqué plus haut, le passage au BPE offre une multitude d’avantages, tant pour l’employeur que pour l’employé. Pour l’employeur, le BPE permet de réduire les coûts associés à la production et à la distribution des bulletins de paie papier. Il permet également d’améliorer l’efficacité en automatisant le processus de gestion de la paie.
Pour l’employé, le BPE offre plus de commodité et de flexibilité, puisqu’il peut accéder à ses bulletins de paie à tout moment et en tout lieu. Particulièrement utile pour ceux qui travaillent en remote ou qui sont régulièrement en déplacement.
Dans le contexte écologique que l’on connait, le BPE contribue également à la protection de l’environnement en réduisant l’utilisation du papier… que demande le peuple !
Des informations sensibles qui doivent être protégées
Moins « sexy », mais tout aussi important, dans le contexte de la mise en place du BPE, il est essentiel de respecter les lois et réglementations applicables en matière de protection des données. Par exemple, en Europe, le Règlement général sur la protection des données (RGPD) impose des obligations strictes en matière de traitement et de protection des données personnelles. Qu’il s’agisse de l’adresse ou encore du numéro de sécurité sociale, la divulgation non autorisée de ces informations peut avoir des conséquences graves, tant pour l’employé… que pour l’employeur.
Comment réussir la mise en œuvre du BPE: formats, stockage, archivage, etc.
A la question « que dois-je prioriser ? », je répondrais que la mise en place du BPE nécessite une attention particulière sur le volet sécurité des données. Il est notamment important de choisir un format de bulletin de paie électronique qui offre une sécurité adéquate, comme le PDF, couramment utilisé car il est relativement safe et est facile à utiliser.
Le stockage des bulletins de paie électroniques est un autre aspect à prendre en compte. Là encore, cela doit passer par un serveur sécurisé ou un cloud sécurisé, permettant d’assurer une sauvegarde régulière pour éviter toute perte de datas.
Enfin l’archivage des BPE n’est également pas à négliger. La loi française exige que les bulletins de paie soient conservés pendant 5 ans. Disposer d’un système d’archivage efficace qui permet de conserver les bulletins de paie de manière sécurisée (et accessible !), est donc obligatoire.
Former ses employés sur l’accès et la bonne compréhension de leurs bulletins électroniques
Il est coutume de dire que le salarié français n’est pas très fan du changement, aussi il est fortement conseillé d’impliquer ses employés dès le début du processus et de les tenir informés tout au long de sa mise en place. La mise en place du BPE ne boulversera pas votre acitivité, mais cela reste une petite révolution dans la vie d’une entreprise qui nécessite une gestion efficace du changement !
Prenez le temps de former vos employés sur comment accéder et comprendre leurs bulletins de paie électroniques, ainsi que sur les mesures de sécurité à prendre pour protéger leurs données personnelles.
En conclusion, la mise en place du bulletin de paie électronique offre de nombreux avantages, tels que l’amélioration de l’efficacité, la réduction des coûts et la protection de l’environnement. Mais les contraintes, les obligations et les enjeux d’automatisation et de sécurité sont nombreux, aussi mieux vaut donc s’inspirer des conseils des spécialistes du sujet, pour assurer une transition réussie tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des données de ses employés.