Alors même qu’Excel présente des limites significatives lorsqu’il s’agit de gérer des données critiques et sensibles, sa facilité d’utilisation et sa flexibilité continuent de plaire à beaucoup d’experts fonctionnels. Problème, la gestion de ces datas est une tâche complexe qui nécessite des outils bien plus robustes, flexibles et évolutifs. Et malheureusement, aussi vaillant soit-il, notre cher Excel ne possède pas toutes les caractéristiques nécessaires pour gérer efficacement (et sans risques) ce type de projet.
Les limites d’Excel en matière de gestion des données
Excel est un outil (trop ? On ose !) omniprésent en entreprise, qui présente de nombreuses limites.
L’un de ses principaux défauts concerne la gestion des grands volumes de données. Excel n’est pas conçu pour cela, ce qui peut entraîner des problèmes de performances et d’efficacité globales.
De plus, Excel est sujet à des erreurs humaines. Il est très facile de faire des erreurs lors de la saisie ou de la manipulation de data dans Excel.
Le versioning également est très compliqué, puisqu’il n’y a pas de système intégré pour suivre les modifications apportées aux fichiers.
D’ailleurs, Excel ne rime pas avec collaboration. Avez-vous déjà essayé de collaborer (efficacement) en temps réel sur un doc Excel ?
Bref vous l’aurez compris, Excel est très pratique, mais ne doit pas être utiliser pour des projets stratégiques. Les éditeurs de logiciels de Process Management proposent même souvent « d’oublier Excel » comme par exemple Blueway. Alors comment faire concrètement pour s’en passer ?
Étape 1 : Évaluer les besoins et les objectifs de l’entreprise en matière de gestion des données
La première étape pour arrêter d’utiliser Excel (pour les projets importants) consiste « tout simplement » à évaluer les besoins et les objectifs de votre entreprise en matière de gestion des données. Cela implique d’être au clair sur la criticité des données, la sensibilité des données, et les processus en place.
Les données critiques sont celles qui, si elles étaient perdues ou compromises, pourraient avoir un impact significatif sur l’activité votre entreprise. Il peut s’agir de données « sensibles », contenant des informations personnelles ou confidentielles sur l’entreprise ou ses employés. La gestion sécurisée de cette data est donc essentielle et ne peut/doit pas être effectuée dans Excel (non non non !).
Enfin, il est important de considérer les processus en place pour la gestion des données, qu’il s’agisse des workflows, des procédures, et des systèmes utilisés pour collecter, stocker, analyser, et partager les données.
Étape 2 : Identifier les alternatives à Excel pour chaque domaine
La deuxième étape consiste à identifier les alternatives à Excel pour chaque domaine, comme par exemple des solutions MDM et/ou de gestion des processus métier (BPM).
- Les solutions MDM permettent de gérer de manière centralisée les données de référence de l’entreprise, soit les données qui sont partagées par plusieurs systèmes et applications. Ces logiciels offrent une vue unifiée et cohérente des données, ce qui facilite leur gestion et améliore leur qualité.
- Les solutions BPM, quant à elles, permettent de modéliser, d’automatiser, de monitorer et d’optimiser les processus métier. Elles offrent des fonctionnalités avancées pour la gestion des workflows et des processus, pour faciliter la gestion des données et améliorer l’efficacité opérationnelle.
Étape 3 : Planifier la transition et le plan de migration des données
La troisième étape de cette mutation consiste à planifier la transition et à établir un plan de migration des données. Cela implique au préalable de déterminer les ressources nécessaires, d’établir un calendrier, et de prévoir la formation nécessaire pour les utilisateurs. Un « gros » travail, mais payant dès lors que l’on souhaite bien faire les choses.
- La planification de la transition doit prendre en compte les ressources nécessaires pour la migration des données, y compris le personnel, le matériel, et le logiciel. A noter qu’il est fortement conseillé de prévoir suffisamment de ressources pour assurer une transition en douceur 😉…
- Le plan de migration des données doit inclure un calendrier détaillé des activités de migration qui comprend la préparation des données, la migration des données, et la vérification de l’intégrité des données après la migration.
- Enfin, comme évoqué plus haut il est donc important de prévoir la formation nécessaire pour les utilisateurs (formation sur le nouveau système de gestion des données, ainsi que la formation sur les nouvelles procédures et workflows).
Étape 4 : Mise en œuvre, suivi, évaluation et optimisation
Enfin, last but not least, la quatrième étape consiste à mettre en œuvre le nouveau système de gestion des données, à le surveiller, à l’évaluer, et à l’optimiser.
Le suivi du nouveau système de gestion des données consiste à surveiller les performances du système, à résoudre les problèmes, et à apporter les ajustements nécessaires. Cela implique de surveiller les KPI, de résoudre les problèmes techniques, et d’optimiser les performances du système.
Quant à l’optimisation du nouveau système de gestion des données, l’objectif est d’améliorer continuellement le système pour répondre aux potentiels nouveaux besoins de l’entreprise : nouvelles fonctionnalités, amélioration des performances, mise à jour des procédures et workflows, etc.
Le rôle des éditeurs de logiciels dans la gestion plus efficace, sécurisée et résiliente de vos données
Côté solutions, il existe de nombreux éditeurs de logiciels qui offrent une large gamme de solutions complémentaires et compatibles avec Excel (on ne va pas non plus le jeter à la poubelle). Ces logiciels, type MDM ou BPM comme présentés plus haut, offrent chacun des fonctionnalités avancées qui peuvent vous permettre de gérer vos datas de manière plus efficace, sécurisée et résiliente.
Notons au passage que la réussite de cette transition dépend en grande partie de la gestion du changement. Comme nous aimons le rappeler (parce que nous sommes aussi parfois concernés), l’utilisateur n’aime pas le changement, aussi il est essentiel de minimiser les perturbations, afin de faciliter l’adoption par les utilisateurs, et maximiser les bénéfices de la nouvelle solution.
Vous l’aurez donc compis, bien qu’Excel soit un outil puissant et relativement flexible, il présente des limites significatives lorsqu’il s’agit de gérer des données stratégiques. Il est donc fortement conseillé de migrer vers une solution plus adaptée à vos besoins. Cette transition est un processus complexe qui nécessite une planification soigneuse, une gestion efficace des ressources, et un engagement à la formation et au soutien des utilisateurs. Cependant, avec la bonne approche, un tel projet se révèle généralement être une expérience positive qui améliore l’efficacité opérationnelle, la qualité des données, et la satisfaction des utilisateurs.